fX9Pm1VBKUE

Сегодня офисную работу нельзя представить без ежедневной работы с электронной почтой. Поэтому давайте разберем главные правила этикета деловой переписки, соблюдение которых позволит вам добиться профессионального успеха.

Американские офисные сотрудники примерно 25% своего рабочего времени посвящают работе с электронной почтой. Несмотря на то, что все мы ежедневно по несколько десятков раз проверяем свой e-mail, карьерный коуч Барбара Патчер отмечает, что многие профессионалы до сих пор не знают, как правильно пользоваться электронной почтой.

Из-за огромного количества писем, на которые нам приходится отвечать, мы можем допустить нелепые ошибки. Затем наши оплошности могут привести к серьезным последствиям.

Патчер рассказывает о главных правилах современного почтового этикета в своей книг «Основы делового этикета». Мы выбрали наиболее актуальные правила, которые должен знать каждый.

1. Четкая и понятная тема письма

Например, «Новое время встречи», «Вопрос касательно презентации» или «Список предложений».

«Люди часто решают открывать письмо или нет после того, как ознакомятся с темой, – говорит Патчер. – Сформулируйте ее так, чтобы получатель понял, что вы отправили что-нибудь актуальное для него».

2. Используйте профессиональный почтовый адрес

Если вы работаете в компании, лучше использовать в процессе переписки ее почтовый ящик. Если вы пишите со своего аккаунта, стоит внимательно подойти к выбору адреса, говорит Патчер.

Вы должны прописать в адресе свое имя, чтобы получатель знал, кто шлет ему письмо. Никогда не используйте несерьезных адресов, которые не соответствуют статусу профессионала. Почта типа superdetka@… vova2103@… выглядит очень несолидно.

3. Не нужно мгновенно отвечать на все письма

Никто не хочет читать письма от 20 человек, в которых нет ни слова по делу. Игнорировать входящие письма может оказаться сложно, особенно сегодня, когда мы сразу же получаем уведомления на смартфон и компьютер. Перестаньте отвечать на все письма, если ваш ответ не является важным для отправителя письма.

4. Обзаведитесь сигнатурой

Предоставьте читателям информацию о себе. «Чаще всего сюда входит полное имя, должность, название компании и контактная информация, в том числе номер телефона. Можете добавить больше личных данных, но не переусердствуйте», – советует Патчер.

Используйте единственный шрифт, размер и цвет для всего письма.

5. Профессиональное приветствие

Нельзя использовать неформальные, разговорные фразы типа «Привет, ребята», «Приветик» или «Салют, френды».

«Свободный стиль общения не должен отображаться в приветствиях наших писем, – говорит Патчер. –«Привет» – очень неформальное приветствие, его не стоит употреблять на работе. «Салют» – тоже не вариант. Используйте «Добрый день» или «Здравствуйте».

Также Патчер советует не сокращать имена. Скажите «Здравствуй, Николай», если только этот человек не говорил вам, что любит, чтобы его называли Коля.

6. С умом используйте восклицательные знаки

Если вы решили вставить в письмо восклицательный знак для выражения своих эмоций, используйте его только раз.

«Люди иногда увлекаются и ставят ряд восклицательных знаков в конце предложения. В результате, письмо выходит либо слишком эмоциональным, либо несерьезным, – предупреждает Барбара Патчер. – Восклицательные знаки в тексте надо использовать с умом».

7. Не переусердствуйте с юмором

Во время чтения письма реципиент может не понять ваш юмор, поскольку он не видит выражения вашего лица. В деловой переписке лучше избегать шуток, если вы не знаете адресата достаточно хорошо. Также учтите, что не все смешное в вашем понимании будет смешным для других.

Патчер говорит: «То, что воспринимается со смехом в разговоре, в письменном виде показывается совершенно другим. Когда сомневаетесь в шутке, не используйте ее».

8. Помните, что манера коммуникации человека зависит от особенностей его культуры

Недопонимание всегда может возникнуть вследствие культурных различий. Тем более в письменной коммуникации, когда собеседники не видят язык тела друг друга. Поэтому стоит адаптировать письмо под особенности культуры человека, которому вы пишете.

Барбара Патчер советует не забывать, что в культурах высокого контекста (японская, арабская, китайская) собеседник хочет познать вас перед тем, как иметь с вами дело. Поэтому письма представителей этих стран могут быть более личного характера. С другой стороны, люди, связанные с культурой низкого контекста (немцы, американцы, скандинавы), предпочитают сразу общаться по делу.

9. Отвечайте на входящие письма даже если они адресованы не вам

Сложно отвечать на все письма, но стоит попытаться. Нужно отвечать даже на сообщения, которые были отправлены вам по ошибке, особенно когда отправитель ждет ответа. Отвечать не обязательно, но это считается элементом этикета, тем более если человек работает с вами в одной компании или отрасли.

Вот как можно ответить: «Я знаю, что Вы очень заняты, но я не думаю, что это письмо адресовалось мне. Я сообщаю об этом, чтобы Вы отправили письмо нужному адресату».

10. В каждом письме проверяйте орфографию

Получатели сразу заметят ваши ошибки. «Часть реципиентов осудит вас за это», – предупреждает Патчер.

Не надейтесь на свои знания. Прочтите и отредактируйте письмо несколько раз, а только затем отправляйте.

Один руководитель в ответ на хороший отчет подчиненного хотел написать «Спасибо за качественное содержание». Но через интеллектуальный ввод у него получилось сообщение «Спасибо за качественное недержание».

11. Добавляйте адрес получателя только перед отправкой письма

«Вряд ли вы хотите случайно отправить письмо перед тем, как допишете его, – говорит Барабара Патчер. – Даже когда вы отвечаете на письмо, лучше удалить адрес получателя и вставить его обратно только после окончания работы над ответом».

12. Дважды проверьте, что вы выбрали нужного адресата

Стоит быть очень внимательными, когда вы выбираете адресата из своей адресной книги. Легко ошибиться и выбрать не того человека. Тогда неудобно будет не только вам, но и реципиенту, который ошибочно получит ваше письмо.

13. Используйте традиционные шрифты

Деловая переписка – не место для красочных букв, поэтому используйте классические шрифт, цвет и размер.

Главное правило: ваше письмо должно читаться легко.

«Лучше всего использовать 10-й или 12-й кегль и простые для чтения шрифты вроде Arial, Calibri или Times New Roman», – советует Патчер. Среди цветов безошибочным выбором выглядит черный.

14. Следите за тоном письма

Как и в случае с шутками, ваш тон может быть неправильно понят из-за отсутствия эмоционального контекста, связанного с голосом и выражением лица. Соответственно, ваше письмо может показаться более резким, чем вы ожидали.

Вы можете написать «желательно поторопиться», а получатель прочитает это как «немедленно сделай».

Чтобы избежать недопонимания, Патчер советует перечитывать сообщения перед тем, как отправлять их. «Если это звучит немного строго для вас, то читатель воспримет ваши слова точно так же», – уверена Барбара.

Для лучшего результата стоит избегать слов с отрицательной коннотацией («ошибка», «неправильный», «неудачный») и всегда пользоваться словами «спасибо» и «благодарю».

15. Помните, что ваши письма могут читать другие люди

Не забывайте, что каждое электронное сообщение оставляет след.

«Главное помнить, что ваше письмо будут читать другие, поэтому не пишите ничего, что бы вы не хотели разглашать», – предупреждает Патчер. Другими словами, не пишите о том, что может навредить вам или другим людям. В конце концов, электронное письмо можно отправить с помощью одного клика, поэтому лучше соблюдать осторожность вместо того, чтобы потом тысячу раз жалеть.